賃貸物件の電子契約について！メリットや注意点も解説

新居の賃貸借契約を結ぶ際、わざわざ店舗へ足を運んで膨大な紙の書類にサインや捺印をしなければならない手続きを、面倒だと感じてお困りではありませんか。
引っ越し準備で忙しい時期に日程を調整して対面で契約をおこなうのは大きな負担となりますが、近年はスマートフォンやパソコンを使ってオンラインで完結できる便利な電子契約が普及しています。
本記事では、賃貸借契約における電子契約の基礎知識をはじめ、利用する際のメリットと知っておくべきデメリットについて解説します。
これから新生活に向けてお部屋探しをしており、手間や時間を省いてスムーズに手続きを進めたいとお考えの方は、ぜひご参考になさってくださいね。

賃貸物件の電子契約とは？

賃貸の電子契約を理解するには、まず法的根拠や、契約完了までの流れなどの基礎知識を押さえる必要があります。
まずは、電子契約の仕組みや、インターネット上で完結する流れについて解説していきます。

電子契約の法的根拠

電子契約とは、紙の契約書へ署名や押印をする代わりに、電子データへ電子署名を付けて合意内容を記録する契約方法です。
電子署名には本人が作成したことを示し、内容の改ざんを防ぐ役割があり、一定の要件を満たせば紙の署名や押印と同様の効力が認められます。
また、2017年10月には映像通話を用いるIT重説の本格運用が始まり、対面せず重要事項の説明を受けられる環境が整いました。
さらに、2022年5月の法改正で宅地建物取引士の押印義務が廃止され、重要事項説明書や契約書面の電子交付も可能です。
現在は説明から署名、書面の受け取りまでオンラインで進めやすくなり、賃貸借契約の選択肢として広がっています。

契約完了までの流れ

電子契約は、通信環境や利用する機器を確認し、書類を電子データで受け取ることへの承諾をおこなうところから始まります。
次に、不動産会社から届いた重要事項説明書などを事前に開き、文字化けや表示不良がないか確認しておくことが大切です。
その後、予約した日時にIT重説を受け、画面越しに宅地建物取引士証を確認しながら、契約条件や疑問点について説明を受けます。
また、内容に納得したら専用システムで電子署名をおこない、署名日時や改ざんの有無を確認できる仕組みも見ておくと安心でしょう。
最後に、共有された契約書のデータを端末やクラウドへ保存し、必要なときに内容を確認できる状態にすれば手続きは完了です。

導入事例と普及状況

2022年の制度改正以降、不動産業界では電子署名サービスの導入が進み、契約書をオンラインで管理する会社も増えています。
管理会社は印刷や製本、郵送などの作業を減らせるため、複数の契約を効率良く処理しやすくなる点がメリットです。
さらに、入力漏れや署名忘れを防ぐ機能があるサービスでは、書類の差し戻しが減り、手続きをスムーズに進めやすくなります。
一方、入居予定の方も、転勤や進学で遠方へ引っ越す際に自宅から契約を進められ、来店のために予定を空ける負担を抑えられるでしょう。
ただし、利用するシステムや電子化できる範囲は会社ごとに異なるため、操作方法やサポート体制は事前確認が必要です。

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電子契約のメリット

前章では電子契約の基礎知識について述べましたが、実際にどのような利点があるのか気になりますよね。
ここでは、賃貸電子契約における費用や手間の削減に関する、メリットについて解説します。

印紙税などコスト削減

居住用の建物賃貸借契約書は、紙で作成する場合でも原則として印紙税の対象外であり、電子化すれば必ず印紙代を節約できるわけではありません。
一方、印紙税が課される土地の賃貸借契約などでは、電子データで契約を完結させることで印紙税がかからない場合があります。
また、不動産会社は書類の印刷代や郵送費、保管の手間を減らせるため、契約業務全体のコストを抑えやすい点がメリットです。
入居予定の方も、店舗へ出向く交通費や書類を返送する費用が不要になれば、引っ越し前の負担軽減につながるでしょう。
そのため、印紙税だけでなく、来店や郵送を省けることで生じる時間面と費用面の利点をあわせて考えることが大切です。

入居までの期間短縮

紙の契約では、書類を作成して郵送し、借主や貸主が署名したうえで返送するため、やり取りだけでも数日かかることがあります。
しかし、電子契約なら完成した書類をすぐに共有でき、貸主もオンラインで確認や署名を進められるので、郵送の日数を省きやすい点が利点です。
また、関係者が必要な確認を速やかにおこなえば、契約完了までの期間が短くなり、入居準備へ早めに移れるでしょう。
ただし、IT重説は担当者と日時を合わせる必要があり、鍵の受け取りや初期費用の支払いなど、契約以外の手続きにも時間がかかります。
そのため、希望する入居日を早めに伝え、電子署名の期限や必要な手続きの日程を共有しておくことが大切です。

電子化の実現

契約書を電子データで管理すると、印刷や郵送の手間が減るだけでなく、紙やインクの使用量を抑えられる点もメリットです。
貸主や管理会社は書類の保管場所を確保する負担が少なくなり、物件名や契約日などの条件から必要なデータを探しやすくなります。
さらに、更新や退去の際にも契約条件をすぐに確認できるため、入居者から問い合わせがあったときも対応しやすいでしょう。
入居者にとっても、自宅で大量の書類を保管する必要が減り、家賃の支払日や更新料などをスマートフォンで確認できる点が便利です。
なお、端末の故障や災害に備えて、契約書データはクラウドなど複数の場所へ保存し、必要なときに取り出せる状態にしておくと安心です。

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電子契約のデメリット

ここまで電子契約の魅力的な利点を解説しましたが、導入にあたっての注意点や、課題もおさえておきましょう。
最後に、賃貸電子契約のデメリットや、事前に確認すべき対策について解説していきます。

通信環境などの不慣れへの対応

電子契約を利用するには、書類を閲覧して保存できる端末と、映像や音声を安定してやり取りできる通信環境が必要です。
操作に不慣れな方は、電子書面の開き方や署名方法を事前に確認し、分からない場合に担当者へ相談できるかも聞いておきましょう。
また、IT重説の途中で通信が途切れると、説明を中断して復旧を待ったり、状況によっては別の日程へ変更したりする必要があります。
そのため、契約前に接続テストをおこない、Wi-Fiが不安定な場合は有線接続や別の通信回線など、代替手段も用意すると安心です。
それでも環境を整えることが難しい場合は、紙の書類や対面での説明へ切り替えられるか、不動産会社へ早めに相談すると良いでしょう。

安全面への対策

電子契約では個人情報や契約内容をインターネット上で扱うため、情報漏えいや不正アクセスへの対策を確認することが重要です。
たとえば、パスワードだけでなく携帯電話などを組み合わせる多要素認証に対応していれば、第三者による不正利用の防止につながります。
さらに、通信時や保存時のデータが暗号化されているか、電子署名によって文書の改ざんを確認できるかも見ておきましょう。
また、システム障害が起きた場合の連絡先や復旧までの対応方法、契約書データの保管方法まで確認しておくと安心です。
疑問点が残る場合はそのまま進めず、不動産会社の担当者へ質問し、安全面に納得したうえで電子契約を利用することが大切です。

紙の手続きとの併用

賃貸借契約が電子化されていても、保証会社への申し込みや家賃の口座振替などでは、紙の書類や押印が必要になる場合があります。
そのため、契約を始める前に、オンラインで完結する手続きと、郵送や持参が必要な書類を分けて確認しておくことが大切です。
また、電子署名と並行して紙の申込書や本人確認書類なども準備すれば、後から不足に気付いて手続きが止まるのを防ぎやすくなります。
郵送した書類がある場合は担当者へ到着状況を確認し、電子手続きと紙の手続きがどこまで進んでいるか共有しておくと安心でしょう。
なお、紙の手続きが残ると郵送費などの実費がかかる場合もあるため、必要書類と費用、鍵の受け取りまでの日程をあわせて確認しておきましょう。

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まとめ

賃貸の電子契約は、2022年の法改正により書類のやり取りから署名までオンラインで完結できるようになり、手軽で便利な契約方法として急速に普及しています。
電子契約を利用することで郵送費や交通費といったコストが削減できるうえに、書類の送受信が瞬時におこなわれるため、手続きにかかる日数を大幅に短縮できます。
導入にあたっては通信環境の整備やセキュリティ対策に注意し、一部残る紙の手続きと並行して進めるなど、あらかじめ確認しながら手続きを進めると安心でしょう。