賃貸契約の名義変更について！必要な手続きも解説

結婚や離婚による氏名の変更、または法人から個人への切り替えなど、賃貸借契約の名義変更をどのように進めればよいかお悩みではありませんか。
手続きを後回しにして放置してしまうと、契約違反として予期せぬトラブルに発展したり、最悪の場合は退去を求められたりするリスクがあるため、正しい知識を持って早めに対応することが大切です。
本記事では、賃貸の名義変更が必要になる代表的なケースや、再契約・新規契約になる場合の判断基準、さらに手続きで必要となる書類と具体的な提出手順について解説します。
これから名義変更の手続きを不安なくスムーズに進めたいとお考えの方は、ぜひご参考になさってくださいね。

賃貸の名義変更が必要となる主なケース

賃貸の名義変更が必要な状況には、主に結婚や離婚による、苗字変更などがあります。
まずは、名義変更が求められる、代表的なパターンについて解説していきます。

結婚や離婚等での改姓

結婚や離婚、養子縁組などで苗字が変わっても、契約者本人が同じであれば契約主体は変わらず、通常は氏名変更として扱われます。
ただし、変更後はできるだけ早く管理会社やオーナーへ連絡し、契約書上の氏名を整えておくことが大切です。
旧姓のままだと家賃の引き落とし口座と名義が一致せず、支払い処理や本人確認に影響する可能性もあるため注意が必要です。
また、火災保険や家賃保証会社の登録名も連動するため、契約とあわせて変更の要否や手続き方法を確認しましょう。
手続きでは、新旧の氏名を確認できる住民票や戸籍謄本、変更後の運転免許証などを求められる場合があるため、案内に沿って準備すると安心です。

法人名や支払主体の変更

法人契約で会社名が変わっても法人格が同一であれば、個人の改姓と同様に、名称変更の届け出で対応できるのが一般的です。
商号変更や本店所在地の移転がある場合は、履歴事項全部証明書など、変更内容を確認できる書類を早めに準備しましょう。
一方、退職などを理由に法人契約から個人契約へ切り替えると、契約主体と支払主体が変わるため、新たな審査や契約手続きが必要になります。
また、個人契約のまま引き落とし口座だけを変更するケースは、通常の名義変更には当たりません。
その際は、管理会社の案内に沿って口座振替依頼書などを提出し、支払い方法の登録を整える流れとなるため、必要書類を確認しておくと安心です。

変更不可の例と事前確認

契約者が退去したあとに友人や知人へ名義だけを貸して住まわせる行為は、無断の賃借権譲渡と判断される可能性があります。
同棲していた契約者が退去し、契約者ではない相手だけが住み続ける場合も、自由に名義を書き換えることはできません。
また、親から子など親族間の変更であっても、契約主体が変わるなら管理会社やオーナーの承諾が必要です。
希望する際は、名義変更で対応できるのか、旧契約を解約して新規契約を結ぶのかを事前に確認し、必要な手続きを整理しましょう。
あわせて、事務手数料や再審査、保証会社や火災保険の手続きまで確認しておくと、費用や手順の行き違いを防ぎやすくなります。

▼この記事も読まれています
賃貸物件の水道のメーターには種類がある？違いと仕組み・交換義務も解説！

再契約や新規契約が必要となるケースと基準

前章では名義変更が可能なケースについて述べましたが、状況によっては、一から再契約が必要になる場合があります。
ここでは、再契約や新規契約が必要になる、具体的な判断基準について解説します。

死別離別時の手続きと注意

離別によって元の契約者が不在となり、家族がそのまま住み続ける場合は、再契約または新規契約となるのが一般的です。
一方、死別の場合は賃借権を相続人が承継するため、必ずしも再契約または新規契約となるわけではありません。
契約は契約者の収入や信用を踏まえて結ばれているため、同居家族であっても、新たに支払能力や入居条件を確認されるでしょう。
まずは管理会社やオーナーへ事情を伝え、現在の契約を解除するのか、再契約で進めるのかの確認が必要です。
その後、身分証明書や住民票、源泉徴収票や給与明細などを提出し、入居審査を受けて契約へ進む流れとなります。
なお、旧契約の敷金は旧契約者や相続人へ返還され、新契約者が敷金や初期費用を納め直す場合もあるため、金銭面の扱いも事前確認が重要です。

法人と個人の切替時の審査

社宅の法人契約から入居者本人の個人契約へ変える場合は、契約主体が異なるため、新規契約として扱われるのが一般的です。
反対に、個人契約から法人契約へ切り替える場合も、旧契約の解約と新たな契約の締結が必要になることがあります。
法人から個人へ変える審査では、会社の信用ではなく、本人の年収や勤務先、雇用状況などがあらためて確認されるでしょう。
また、法人向けの社宅規定や特約は引き継がれず、一般的な居住用賃貸借契約へ変更されるケースもあります。
敷金や初期費用の扱いも変わる可能性があるため、会社と本人、管理会社の間で契約条件や費用を事前にすり合わせておくことが大切です。

ルームシェアの形態変化

ルームシェアの代表契約者が退去し、別の同居人だけが住み続ける場合は、家賃を負担する契約者が変わるため、再契約が必要です。
残る方は新たな契約者として審査を受け、承認後に契約書を締結し、敷金など必要な費用を支払う流れとなります。
一方、契約者本人が住み続け、同居人だけが退去または加入する場合は、再契約にならないケースもあるでしょう。
ただし、入居者の氏名や人数は契約内容に関わるため、変更前に管理会社やオーナーへ必ず相談し、承諾を得てください。
また、連名契約では退去者の解除や加入者の追加審査が必要になることがあり、敷金や原状回復費用の負担方法も含めて確認しておくと安心です。

▼この記事も読まれています
賃貸物件でおすすめの空室対策とは？都市ガスへの変更手続きをご紹介！

名義変更や再契約で必要な書類と提出手順

ここまで名義変更や再契約のケースを解説しましたが、実際の手続き方法も、事前におさえておきましょう。
最後に、各種手続きで求められる必要書類や、具体的な手順について解説していきます。

名義変更のみで求める書類

改姓による名義変更では、管理会社指定の合意書や覚書へ旧氏名と新氏名を記載し、必要に応じて指定された印鑑を押して提出します。
あわせて、新しい氏名へ変更した運転免許証やマイナンバーカードなど、本人確認書類の提出を求められるでしょう。
また、新旧の氏名を確認できる住民票や戸籍謄本について、発行から3か月以内などの条件が指定される場合もあります。
運転免許証の裏面に新氏名が記載されている場合は、表裏両面のコピーを忘れずに準備しておきましょう。
さらに、収入証明書や印鑑登録証明書が必要になるケースもあるため、取得前に管理会社へ必要書類と有効期限を確認しておくことが大切です。

再契約時に追加される書類

再契約や新規契約では、新契約者の氏名や住所、勤務先、年収などを記載した入居申込書を提出するのが基本です。
さらに、家賃保証会社を利用する場合は、専用申込書や顔写真付きの本人確認書類などが必要になるでしょう。
外国籍の方は在留カード、連帯保証人を立てる場合は保証人の本人確認書類や収入証明書、印鑑登録証明書などを求められることがあります。
また、家賃の引き落とし設定では、新契約者名義の口座情報や金融機関所定の書類を準備し、必要事項を記入しましょう。
火災保険についても新たな加入が必要になる場合があるため、管理会社の案内に沿って保険証券の写しなどを提出できるよう整えておくとスムーズです。

提出タイミングと問い合わせ

変更の事情が確定したら、希望する月の1か月から2か月前を目安に、管理会社へ連絡して手続きを始めると安心です。
再契約では保証会社やオーナーの審査が必要となり、全体で2週間から1か月ほどかかるケースもあるため、余裕を持って進めましょう。
また、口座振替の変更にも時間を要するため、切り替え完了までの支払い方法をあわせて確認しておくことが大切です。
問い合わせでは、変更理由と現在の契約状況を伝え、名義変更で対応できるか、再契約が必要かを確認しましょう。
そのうえで、提出書類や手数料、完了までの目安を聞き、公的書類は正式な案内を受けてから取得すると二度手間を防ぎやすくなります。

▼この記事も読まれています
賃貸物件で必要な洗濯機の排水トラップとは？取り付け方法を解説

まとめ

結婚による改姓など契約主体が同一であれば名義変更で対応できますが、名義貸しなどの勝手な変更はできず、契約主体が変わる場合は審査が必要です。
離別で同居家族が住み続ける場合や、法人から個人への変更、ルームシェアの代表者退去などの状況では再契約を結ぶことがありますが、死別の場合は管理会社やオーナーへ必要な手続きを確認しましょう。
手続きの際は住民票などの本人確認書類や収入証明書を準備し、希望する月の1か月から2か月前を目安に管理会社へ連絡してスムーズに進めると良いでしょう。