自主管理の退去立会いの方法とは？退去立会いの流れやポイントをご紹介

賃貸経営をしている方のなかには、管理会社に管理を依頼せず、自主管理をおこなっている方もいると思います。
自主管理の場合、もし入居者が退去することになったとき、どのように対応すれば良いのか戸惑うケースもあるでしょう。
今回は、自主管理の物件で退去立会いをおこなう方法について、流れやポイントをご紹介します。

自主管理の退去立会いの方法

賃貸経営を自主管理でおこなうときは、退去立会いも自分でおこなう必要があります。
ここからは、退去立会いの方法についてご紹介します。
間取り図や設備の写真を用意すれば、確認がよりスムーズになるので、ご参考になさってください。

退去立会いとは

賃貸経営における退去立会いとは、物件を借りていた借主が退去するときに、オーナーと借主が立会い、貸借していた居室を確認する作業です。
室内や付帯設備の状況を一緒にチェックし、修繕が必要な箇所があるかどうか、またその費用の負担割合はどうするかなどを決定します。
借主が退去するとき、オーナーと借主のどちらが何をどこまで負担するのかは契約内容や物件の状況によって変わるのが一般的です。
ただし、原状回復については国土交通省より原状回復ガイドラインが公示されており、どの程度までオーナーが負担するのが妥当かという一定の範囲が示されています。
なお、チェック項目は事前に共有すると誤解が減ります。行き違いも防げます。

自分で立会う方法

自主管理をおこなっている物件で退去立会いをおこなう場合、オーナーが自分で立会う方法が一般的です。
まずは借主と連絡をとり、退去日を確認したうえで、立会いの日時を決めなければなりません。
その際、オーナーと借主が一緒に部屋の状態や設備をチェックし、どこまで原状回復の費用を請求するかを判断することになります。
立会いで確認する項目はとても重要なので、当日チェック漏れがないように、事前にチェックリストを作成しておくと良いでしょう。
あわせて、借主と交わした賃貸借契約の内容をしっかり把握しておくことも欠かせません。
部屋に問題がなければスムーズに立会いが進みますが、部屋の状態に不備がある場合や、両者の認識に食い違いがある場合は、トラブルになることもあります。
自主管理でオーナー1人だけが立会うと、見落としが発生し、あとからトラブルになることが心配なときは、管理会社に相談して一緒に立会ってもらうのもひとつの方法です。
管理会社は退去立会いの経験やノウハウが豊富なので、さまざまなトラブルに対応してくれます。
なお、専門家の意見を取り入れれば、双方の納得を得やすいでしょう。

退去立会いをおこなう流れ

ここからは、自主管理物件でオーナー自身が退去立会いをおこなう流れをご紹介します。

退去の連絡が入る

まず、借主から退去の連絡を受けます。
一般的には、賃貸借契約で退去連絡の期限を退去予定の1か月前までと定めていることが多いです。
もし1か月以内の退去を希望されたときは、日数にかかわらず1か月分の家賃が発生する旨をあらかじめ説明し、了承を得ましょう。
また、短期解約違約金や退去時のハウスクリーニング費用を契約で定めている場合は、必要な費用を事前に伝えておくとスムーズです。
続いて、退去立会いの日程を調整し、借主の希望をふまえて日時を確定します。
退去時の手順を書面で伝えておくとスケジュール管理がしやすいです。

退去立会いの準備をおこなう

退去立会いの日時が決まったら、具体的な準備に入ります。
立会いでは、物件の状態を詳しくチェックし、原状回復の負担範囲を決めなければなりません。
そのため、当日は部屋や設備の状況を余さず確認し、写真や記録を残すようにしましょう。
チェック結果を記録しておけば、万一トラブルや訴訟に発展した際にも証拠として役立ちます。
このとき、チェックリストをあらかじめ作成しておくと、立会い当日にスムーズに作業できます。
さらに、退去日までに借主に確認してもらいたい項目を簡単な表にまとめ、借主のポストに投函しておくのも有効です。
たとえば、電気・ガス・水道の停止手続きや、郵便物の住所変更、返却してもらう鍵の個数などをリスト化すると、当日混乱しにくくなります。
事前に連絡手段を共有し、疑問点を早めに解消できるようにすると安心です。

退去立会い当日の流れ

当日は、事前に作成しておいたチェックリストに従って、借主と一緒に室内を一か所ずつ確認します。
どこがオーナー負担で、どこが借主負担になるのかを、可能な範囲でチェックリストに書き込みましょう。
オーナーだけで判断できないケースもあるため、必要に応じてハウスクリーニング業者などに立会ってもらうのも有効です。
業者の専門的な視点から、汚れの状態や破損の修繕方法、必要な費用の目安をその場で確認できるため、あとからのトラブル防止につながります。
チェックが終わったら、借主にも内容を確認してもらい、署名をもらっておきます。
その後、鍵を受け取り、退去立会いは完了です。
細かな破損の有無を写真付きで記録しておくと、後日の説明が明確になります。

退去立会い時のチェックポイント

自主管理物件の退去立会いをおこなうときは、事前に原状回復ガイドラインを見ておくと、立会いがスムーズに進められます。
ここからは、退去立会い時のチェックポイントを具体的にご紹介します。
契約書に明記された修繕範囲を再確認しておくと、その場で判断しやすくなるでしょう。

原状回復ガイドラインとは

原状回復ガイドラインとは、国土交通省が策定した「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を指します。
賃貸物件の退去時に発生しやすい原状回復をめぐるトラブルを防止し、円滑に解決するためのルールを提示している内容です。
原状回復義務といっても、新築状態に戻すわけではなく、年月の経過による劣化や使用による摩耗については借主が負担する必要はありません。
借主の過失で生じたダメージについて、残存価値相当までの費用を負担してもらうことになります。
なお、退去時のリフォームや修繕については、契約書の特記事項に記載しておくと、両者の認識違いが生じにくくなります。
たとえば、ハウスクリーニングの有無や費用負担の基準をあらかじめ明記しておけば、実際の退去立会いの際にスムーズに話し合えるでしょう。
内容を把握しておけば、追加請求の根拠を示しやすくなります。

具体的なチェックポイント

退去立会いで押さえておきたいポイントとしては、水回り、居室、玄関、外回りが挙げられます。
水回りに関しては、キッチンや風呂、洗面台、洗濯機置き場、トイレなどを丁寧に確認します。
キッチンでは蛇口や水栓部分の破損がないか、レンジフードや換気扇の汚れの度合い、水漏れの有無などを見ましょう。
風呂では浴槽や鏡、床面にひび割れがないか確認し、洗面台の水漏れやトイレの便器と水栓タンクに割れがないかもチェックします。
居室は、壁にできた釘あとやタバコのヤニ、床や壁のカビ、エアコンや窓ガラス、網戸などの破損の有無を見逃さないように注意してください。
玄関では、ドアや下駄箱の損傷、外回りでは自転車や粗大ごみが放置されていないか、メーターボックス内に不要物が残されていないかも確認します。
屋外の郵便受けや植栽まわりも忘れずチェックし、破損や未処分の私物がないかを確認してください。

まとめ

自主管理における退去立会いとは、借主が退去するときにオーナーと一緒に物件を確認し、原状回復にかかる費用の負担範囲を決める方法です。
退去立会いの大まかな流れとしては、まず借主から退去の連絡を受け、日程を調整して立会いの準備をおこないます。
その後、当日はチェックリストをもとに室内や設備を一通り確認し、オーナー負担と借主負担を区別して記録し、双方の合意を得たうえで鍵を受け取って完了です。
退去立会いで重要なのは、原状回復ガイドラインに沿った公正な判断をおこない、トラブルを防止することです。
水回りや居室、玄関、外回りなど、確認する箇所は多岐にわたりますが、あらかじめチェックリストを作成しておけば見落としも減らせます。
退去立会いに不安があるときは管理会社や専門業者に相談し、必要に応じてサポートを受けると安心です。