賃貸管理が便利になる入居者管理アプリとは？導入のメリット・課題も解説

投資目的でアパートなどの賃貸物件を購入するにあたり、日々の管理をどうするか悩むことがあります。
こうしたお悩みをお持ちの場合には、入居者管理アプリの導入を検討するのがおすすめです。
そこで今回は、入居者管理アプリとはどのようなものなのか、導入のメリットと課題を解説します。

賃貸管理のための入居者管理アプリとは

まずは、入居者管理アプリの概要とともに、何ができるかを見てみましょう。

入居者管理アプリの概要

入居者管理アプリとは、主にスマートフォンでの利用を対象にした、管理会社と入居者とのコミュニケーションツールです。
従来は電話・郵便に頼っていたお知らせ事項などは、この入居者管理アプリでタイムリーにチェックできるため、管理会社・入居者どちらにも大きなメリットがあります。
これから賃貸経営をお考えならば、入居者管理アプリとは何かを把握したうえで、導入を検討してみましょう。

入居者管理アプリでできること

実際に入居者管理アプリでできることは、さまざまな面におよびます。
とくに便利な機能が、契約手続き関連の支援と入居者との情報交換機能です。
賃貸物件は、おおよそ2年に1度契約更新をおこなうのが一般的で、更新の意思があるかどうかは入居者管理アプリで確認できます。
また、賃貸借契約の内容を参照し、変更があれば入居者管理アプリで申請してもらうことが可能です。
電子契約システムと連携させれば、賃貸借契約の締結もできるので、契約全般にかかる手間の問題がアプリ上で解決します。
一方で、入居者との情報共有機能として挙げられるのが、設備点検スケジュールなどをお知らせする掲示板です。
このほかに、24時間対応のサポートチャット機能や、設備の取り扱い説明書の閲覧など、入居者にとって便利な機能が使えます。

入居者管理アプリは必要？

従来は、電話や手紙で済んでいた入居者のやり取りについて、わざわざ入居者管理アプリを導入する必要があるか疑問に思われるかもしれません。
しかし、賃貸管理において、入居者とのコミュニケーション上のすれ違いは大きな問題で、賃貸管理をおこなううえで大きなハードルといえます。
賃貸経営を始めてから入居者とコミュニケーションしにくいと気がつく前に、便利な入居者管理アプリを導入するのがおすすめです。

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賃貸管理を入居者管理アプリでおこなうメリット

入居者管理アプリとは便利なツールで、導入にはさまざまなメリットがあります。
具体的なメリットが何かをチェックして、自分に合っているかを見てみましょう。

メリット①何度も電話をしなくて済む

賃貸管理をしていると、入居者に電話連絡をする場面があります。
家賃が約束の期日までに振り込まれていない・賃貸借契約の更新について伝えたいことがあるなどの場合、見てもらえたかわからない郵便ではなく、口頭での連絡が必要です。
1度の電話でつながればそれほど負担には感じませんが、何度電話しても出てくれないと大きなストレスになってしまいます。
この点について、入居者管理アプリをつうじて入居者へ連絡すれば、作業が1度で済むことがメリットです。
入居者管理アプリには、既読通知機能などがあるので、相手がメッセージを読んだかどうかはすぐにわかります。

メリット②設備修理が早く終わる

賃貸管理をしていると、入居者からエアコン・給湯器といった設備が故障したとの連絡を受けることがあります。
こうした設備故障の対応について、入居者管理アプリがあれば、早く終わることがメリットです。
入居者管理アプリを導入していない賃貸物件で設備修理に時間がかかるのは、電話による口頭での状況説明がしにくいことに理由があります。
どのような症状が出ているのかは言葉で説明しにくく、どのような修理が必要か、管理会社側で判断できないこともあるでしょう。
しかし、入居者管理アプリは写真を共有できるため、どのような故障かがすぐにわかることがメリットです。

メリット③入居者に快適な環境を提供できる

賃貸管理をするうえで意識したいのが、入居者に満足してもらい、長く住んでもらう環境を提供することです。
入居者管理アプリを導入した場合、細やかな対応が可能になり、入居者の満足度を上げられるメリットがあります。
入居者管理アプリのチャット機能を利用すれば、タイムリーな対応が可能であるほか、対応の履歴が残せます。
対応漏れや不安を抱くほどの対応遅れがあると、入居者の満足度が下がり空室リスクにつながりますが、入居者管理アプリを上手に使えば空室リスクを減らせることがメリットです。
とくに、設備故障など緊急を要する連絡が来た場合、すぐに対応してもらえる入居者管理アプリのチャット機能は、入居者にとって大きな魅力となります。

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入居者管理アプリで賃貸管理をおこなう場合の課題

入居者管理アプリには多くのメリットがあるものの、いくつかの課題には注意が必要です。
実際に入居者管理アプリを導入する前には、どのような課題があるかを把握しておきましょう。

課題①アプリのダウンロードができない入居者がいる

入居者管理アプリとは、入居者が持っているスマートフォンなどの端末で利用するものです。
そのため、入居者によってさまざまな事情で入居者管理アプリを使えないことは、賃貸管理における課題といえます。
実際に入居者管理アプリのダウンロードが難しいのは、スマートフォンを所有していない入居者や高齢の入居者などです。
入居者管理アプリはスマートフォンなしで見られず、スマートフォン以外の携帯電話を所有している入居者は、原則として使えません。
また、高齢の入居者もスマートフォンを持っていないことが多く、持っていたとしてもアプリをダウンロードし、日常的にチェックできない場合があります。
賃貸借契約を結ぶ前に、入居者管理アプリの利用環境が整っているかを確認することが有効な対策ですが、すでに入居者がいる状態の賃貸物件を購入するオーナーチェンジには注意が必要です。
高齢者の多い賃貸物件のオーナーになる場合などは、入居者によっては入居者管理アプリが活用できず、細やかな対応が必要になります。

課題②情報が伝わらないことがある

入居者管理アプリは、大家さん・管理会社が発信した情報をタイムリーに入居者へ届けられることが導入の魅力です。
しかし、入居者側でアプリの通知をオフにしている場合、長時間情報を見てもらえない可能性があることが課題となります。
アプリの通知がオフになってしまうのは、初期設定漏れ・音がうるさく、後からオフに設定してしまうなどが理由です。
初期設定漏れを防ぐには、入居のタイミングで入居者管理アプリをダウンロードしてもらうタイミングで、通知をオンにしてもらうよう伝えると良いでしょう。
音がうるさいなどの理由で、後から通知をオフにしている入居者については、電話連絡などの対応が必要になります。

課題③コストがかかる

入居者管理アプリの導入には、初期費用と月額の使用料などのコストがかかります。
こうした費用は、オーナーが直接支払うほか、賃貸管理をおこなう管理会社がサービスのなかに組み込んでいるなどの負担方法が考えられます。
入居者管理アプリのために負担する価格については、家賃や管理費などに上乗せすることになりますが、コストがかかっても入居してくれる方がいるかどうかは賃貸経営における課題です。
賃貸物件の間取りや立地などを考慮したうえで入居者層を想定し、入居者管理アプリの種類や機能充実度を絞り込むと良いでしょう。

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まとめ

入居者管理アプリとは、スマートフォンで契約関連の手続きや、入居者とのコミュニケーションなどがおこなえるツールのことです。
入居者管理アプリを導入した場合、電話連絡の手間がなくなり、入居者の満足度がアップすることがメリットです。
ただし、スマートフォンを使えない方が一定数いることや、導入にコストがかかることなどは、賃貸管理を入居者管理アプリでおこなう場合の課題といえます。